为了加强对校办档案的管理、收集和整理工作，保持学校工作的延续性，有效地保护和利用档案，对办公室档案管理工作作如下规定：
一、归档原则
1、根据《档案法》和学校有关规定，保存校办有价值的各种文字、照片、实物等，负责对校办文件的收集、整理、保管和提供利用，接受档案馆的指导，对本部门档案负责。
2、定期向档案馆移交档案并办理移交手续，一般移交时间在每年的3-6月份。
3、按照国家有关保密的法律和行政法规的规定，对档案做好保密工作，确保档案安全。
4、对没有归档价值和存查价值的公文，经档案馆鉴别和主管领导批准，定期销毁。销毁秘密公文，须由两人监销，确保不丢失、不漏销。
二、归档范围
校办归档范围主要划分为四大类：
1、上级来文。含国务院、教育部、上海市委市政府、上海市教委，以及与我校发展有重大关系的其他部委或其他机构的文件（归档时应注意到校领导对文件的处理意见，另外普发性文件与针对我校的文件应区分处理，如果是传真件，还需复印件，以延长档案寿命）。
2、对外公文。学校向校外发出的报告、请示、函等公文（归档时应注意包括公文正文、附件、批件等部分，其中注意文件材料的系统性，请示与批复、正件与附件、印件与定稿、多种文字形成的同一文件，记录在不同载体上的关于同一问题材料的完整归档，以及文号的规范性、领导签署和公章等）。
3、对内文件。学校发展规划、每学年工作计划、工作小结、学校颁发的规章制度、机构设置通知、学校领导人员变更通知、学校大事记、学校概况、学校的统计年报、校长办公会议记录、纪要、决议通知、校领导重要讲话，以及其它有保存和查阅价值的文件。
4、其他重要资料。包括：党和国家领导人、教育部和上海市领导及其他知名人士的题字、题词、信件等；学校发展过程中重要事件、会议的有关文字、图片、录音、录像等材料；学校对外签订的协议合同文本；学校对于个人或事件的评价、说明；重要信访的处理意见；学校重大典礼的材料；学校的印章印模等。
三、归档流程图
