接待工作主要是指接待上级部门、校外单位团队或个人来访（一般不包括外事接待）。做好接待工作，是加强学校对外交流的重要途径，是展示学校建设成果的重要窗口。接待工作必须遵循以下规范：

一、接待工作原则

1．周到热情。对上级部门、兄弟单位的人员来访，属于接待工作范围的，都要周到安排，热情接待。

2．对口对等。根据来访目的和要求，一般安排校内相应的单位、部门和人员参与接待。

3．分工协作。根据办公室工作分工，各司其职。根据需要协调有关部门落实接待工作。

4．合理节俭。合理安排接待日程，合理使用接待经费。必要的不能省略，能节约的不要铺张。

二、接待工作安排

1．来访信息记录并报告。接到来访的来函、来电，应做好记录，及时报送办公室分管领导。

2．确定接待部门或单位。属于其它部门或单位接待范围的，及时转相应部门或院系处理，并将有关信息通知来访者。属于办公室接待范围的，及时报送办公室主任。对与学校无多大联系又没有实质内容的来访，应婉言谢绝。

3．制定接待方案。作好来访单位有关信息及学校相关资料的搜集备用工作，制订接待方案报办公室主任审定。需要安排校领导接待的，应将接待方案报有关校领导审定。接待方案确定后，应该及时反馈来访单位。

4．落实接待工作。根据接待方案，协调相关职能部门，确定参与接待人员，落实好接待的各个环节（包括接送、住宿、就餐、用车、票务、会场、参观、安全保卫、宣传报道等）。

5．做好接待工作的档案保存，至少每一季度汇总一次接待工作信息。

三、具体接待环节

1．接送。上级部门来宾一般安排接、送站。兄弟单位除副校级以上来宾外，若无特殊要求，一般不安排接送、站。

2．住宿。主动询问并根据来宾要求安排，一般安排在校内。

3．就餐。招待来宾一般按照标准安排工作餐。需要宴请的，应坚持“特色、精致、简省、热情”的原则，一般安排在校内，并严格控制陪餐人数。

4．会见。根据对口对等原则，安排相应校领导和部门负责人参加会见、座谈。提前做好会议室布置与服务安排。必要时，安排做好会议记录。

5．参观。根据工作需要和来宾要求安排相应的参观，安排好参观行程，通知相关人员做好接待和情况介绍工作。

6．用车。除安排接、送来宾用车外，根据接待需要提供在沪期间的工作用车。

7．票务。根据来宾要求，协助来宾办理订购（退）票。

8．安全保卫。接待安排要考虑人身、财产和交通安全等因素。重要领导和客人来访，应通知保卫部门做好安全保卫工作。

9．宣传。办公室参与接待的人员要主动介绍宣传学校，树立学校改革与发展的形象，重大交流活动，接待结束后，应撰写信息稿。重要接待活动，应通知宣传部门做好新闻宣传工作。