一名外语学院德语系大四的同学来信反映，她和几名同学于2009年9月至2010年8月赴德国不莱梅科技大学交流，但直到2011年2月学分仍然没有转换，直接影响到毕业，希望学校能尽快解决。

教务处接信后，到外语学院进行调查，经了解，德国不莱梅科技大学交流的成绩单在2010年12月到达外语学院。按照学校交换生成绩转换与学分转换的工作安排，每学期的第6-7周办理成绩转换。所以，该名同学应在本学期的第6周，即3月28日开始，前往外语学院办理成绩转换及录入数据库。